엑셀 실무 함수 12개 정리 - 안 쓰는 함수 걸러낸 기준까지

엑셀 함수는 500개가 넘지만, 사무직 실무에서 반복해서 쓰는 것은 12개 안팎입니다. 나머지는 필요할 때 검색해도 늦지 않습니다.

이 글은 그 12개를 역할별로 정리한 것입니다. 사용법만 나열하지 않고 어떤 상황에서 꺼내 쓰는지, 그리고 널리 알려졌지만 굳이 배울 필요 없는 함수는 무엇인지까지 함께 다룹니다.

이 목록은 책에서 뽑은 게 아니라 제가 2년 넘게 쓴 정산 파일을 열어서 실제로 등장한 함수를 세어본 결과입니다. 세어보기 전에는 훨씬 많이 쓸 줄 알았는데 열두 개 남짓이었고, 그중 절반은 SUMIFS와 XLOOKUP이었습니다. 함수를 더 아는 것보다 이 열두 개를 조건 바꿔가며 자유롭게 쓰는 쪽이 실무에서는 훨씬 빠르다는 걸 그때 알았습니다.

엑셀 실무 함수 12개 한눈에 보기

역할	함수	이럴 때 씁니다
집계	SUMIFS	조건에 맞는 것만 더하기
	COUNTIFS	조건에 맞는 건수 세기
	SUBTOTAL	필터로 걸러낸 것만 합계
조회	XLOOKUP / INDEX+MATCH	다른 표에서 값 가져오기
조건·오류	IFERROR	오류를 빈칸이나 0으로
	IFS	등급처럼 갈래가 여러 개
텍스트	TRIM	보이지 않는 공백 제거
	SUBSTITUTE	특정 글자 바꾸기
	TEXTJOIN	여러 셀을 구분자로 잇기
날짜	EOMONTH	월말·결제일 계산
	NETWORKDAYS	주말·공휴일 뺀 영업일
계산	ROUND	금액 반올림·절사

집계 함수 — SUMIFS, COUNTIFS, SUBTOTAL

SUMIFS — 조건에 맞는 것만 더하기

=SUMIFS(더할범위, 조건범위1, 조건1, 조건범위2, 조건2, ...)

SUMIF가 아니라 처음부터 SUMIFS를 쓰세요. SUMIF는 조건이 하나뿐이라 나중에 조건이 늘면 함수를 통째로 바꿔야 합니다. SUMIFS는 뒤에 짝을 계속 붙이기만 하면 됩니다.

인수 순서가 다르다는 점만 주의하세요. SUMIF는 조건범위가 먼저지만, SUMIFS는 더할 범위가 맨 앞입니다.

COUNTIFS — 건수 세기

=COUNTIFS(조건범위1, 조건1, 조건범위2, 조건2)

부등호를 쓸 때는 따옴표로 묶습니다. ">=100" 처럼요. 셀을 참조하려면 ">="&A1 형태로 이어붙여야 합니다. 이 형태를 몰라서 막히는 경우가 많습니다.

SUBTOTAL — 필터로 걸러낸 것만 합계

=SUBTOTAL(109, 범위)

SUM은 필터로 숨겨진 행까지 전부 더합니다. 화면에는 10건만 보이는데 합계는 200건 전체가 나오는 이유입니다.

SUBTOTAL은 보이는 행만 계산합니다. 첫 인수 109가 합계를 뜻하고, 평균은 101, 개수는 103입니다. 100번대를 쓰면 수동으로 숨긴 행까지 제외됩니다.

조회 함수 — XLOOKUP 또는 INDEX+MATCH

다른 표에서 값을 가져오는 함수입니다. 실무에서 가장 자주 쓰면서 가장 자주 깨지는 부분이기도 합니다.

=XLOOKUP(찾을값, 찾을범위, 반환범위, "없음")
=INDEX(반환범위, MATCH(찾을값, 찾을범위, 0))

XLOOKUP은 찾을 범위와 반환 범위를 따로 지정하기 때문에 왼쪽 조회가 됩니다. 열을 추가해도 깨지지 않고, 못 찾았을 때 표시할 값도 네 번째 인수로 바로 넣을 수 있습니다.

다만 Microsoft 365 전용이라 2021 이하에서는 #NAME?이 뜹니다. 파일을 공유한다면 INDEX+MATCH가 안전합니다.

조건·오류 함수 — IFERROR, IFS

IFERROR — 오류 감추기

=IFERROR(원래수식, "")

검증이 끝난 뒤에 씌우세요. 처음부터 감싸면 값이 없어서 오류인지 수식이 틀려서 오류인지 구분할 수 없게 됩니다. 조용히 빈칸이 된 채로 보고에 들어가는 게 가장 나쁜 경우입니다.

IFS — 갈래가 여러 개일 때

=IFS(A2>=90,"A", A2>=80,"B", A2>=70,"C", TRUE,"D")

IF를 네 겹 다섯 겹 중첩하면 괄호를 세다가 시간이 갑니다. IFS는 조건과 결과를 짝으로 나열하면 끝입니다.

맨 뒤의 TRUE, "D"는 "위 조건에 다 해당 안 되면"이라는 뜻입니다. 이걸 빼면 해당 없는 값에 #N/A가 나옵니다.

순서가 중요합니다. 위에서부터 검사해서 처음 맞는 것에서 멈춥니다. 90 이상을 아래쪽에 두면 영영 걸리지 않습니다. Excel 2019 이상에서 쓸 수 있습니다.

텍스트 함수 — TRIM, SUBSTITUTE, TEXTJOIN

TRIM — 보이지 않는 공백 제거

다른 시스템에서 내려받은 데이터에는 앞뒤 공백이 거의 항상 붙어 있습니다. 대성물산과 대성물산 은 엑셀에게 다른 값이라 VLOOKUP도 COUNTIF도 실패합니다.

=TRIM(CLEAN(A2))

CLEAN을 함께 쓰면 줄바꿈 문자까지 제거됩니다. 조회가 안 될 때 가장 먼저 의심할 항목입니다.

SUBSTITUTE — 특정 글자 바꾸기

=SUBSTITUTE(A2, ",", "")

1,234원처럼 숫자에 문자가 섞여 계산이 안 될 때 씁니다. 겹쳐 쓰면 여러 개를 한 번에 처리할 수 있습니다.

TEXTJOIN — 여러 셀을 구분자로 잇기

=TEXTJOIN(", ", TRUE, A2:A10)

두 번째 인수 TRUE가 빈 셀을 건너뛰라는 뜻입니다. 이것 때문에 CONCATENATE보다 훨씬 쓸모 있습니다. 목록을 한 줄로 만들어 메일이나 보고서에 넣을 때 유용합니다. Excel 2019 이상입니다.

날짜 함수 — EOMONTH, NETWORKDAYS

EOMONTH — 월말 구하기

=EOMONTH(A2, 0)  → 이번 달 말일
=EOMONTH(A2, 1)  → 다음 달 말일
=EOMONTH(A2, -1)+1 → 이번 달 1일

월마다 말일이 다르고 윤년까지 있어서 직접 계산하면 반드시 어긋납니다. 결제일이나 마감일 계산에 씁니다.

NETWORKDAYS — 영업일 세기

=NETWORKDAYS(시작일, 종료일, 공휴일범위)

토요일과 일요일을 자동으로 뺍니다. 세 번째 인수에 공휴일 목록을 적은 범위를 넣으면 그것까지 제외됩니다. 공휴일 목록은 직접 만들어야 합니다. 별도 시트에 날짜를 나열해두세요.

주 6일 근무처럼 주말 규칙이 다르다면 NETWORKDAYS.INTL을 씁니다.

계산 함수 — ROUND

=ROUND(A2, 0)  → 소수점 없이
=ROUND(A2, -2) → 백 원 단위로
=ROUNDDOWN(A2, 0) → 무조건 내림

표시 형식으로 소수점을 감추는 것과 ROUND는 완전히 다릅니다. 표시 형식은 화면만 바꿀 뿐 실제 값은 그대로라, 합계를 내면 화면에 보이는 숫자와 맞지 않습니다.

부가세나 단가 계산처럼 금액이 맞아떨어져야 하는 곳에서는 반드시 ROUND로 값 자체를 정리하세요.

굳이 안 배워도 되는 함수와 그 이유

검색하면 많이 나오지만, 위 12개를 알면 대체되는 것들입니다.

함수	문제	대신 쓸 것
VLOOKUP	열 번호로 참조해서 열 추가 시 조용히 깨짐	XLOOKUP, INDEX+MATCH
IF 중첩	괄호 세다가 시간 소모, 수정 어려움	IFS
CONCATENATE	범위 지정 불가, 빈 셀 처리 안 됨	TEXTJOIN 또는 &
INDIRECT, OFFSET	휘발성 함수 — 파일 전체가 느려짐	표(Ctrl+T)의 자동 확장
LOOKUP	정렬을 전제해서 결과 예측이 어려움	XLOOKUP

VLOOKUP을 아예 몰라도 된다는 뜻은 아닙니다. 남이 만든 파일에는 계속 등장하므로 읽을 줄은 알아야 합니다. 다만 새로 만들 때 굳이 선택할 이유는 없습니다.

자주 막히는 지점 세 가지

① 함수는 맞는데 결과가 0이나 #N/A

대부분 데이터 문제입니다. 숫자가 텍스트로 저장됐거나 공백이 섞인 경우입니다.

=ISNUMBER(A2)와 =LEN(A2)로 양쪽을 확인해보세요. 길이가 다르면 공백, FALSE가 나오면 텍스트입니다.

② 범위를 열 전체로 지정해서 느려짐

=SUMIFS(D:D, B:B, "서울")처럼 쓰면 100만 행을 매번 훑습니다. 데이터가 500행이라면 $D$2:$D$500으로 지정하거나, 표(Ctrl + T)로 만들어 구조적 참조를 쓰세요.

③ 버전에 따라 안 되는 함수

다음 함수들은 구버전에서 #NAME?이 뜹니다. 파일을 주고받는다면 확인이 필요합니다.

• Excel 2019 이상 : IFS, TEXTJOIN, MAXIFS
• Microsoft 365 전용 : XLOOKUP, FILTER, UNIQUE, VSTACK

자주 묻는 질문

Q. 엑셀 함수를 몇 개나 외워야 하나요?

외우는 것보다 "이 상황에는 이 계열"을 아는 게 중요합니다. 조건부 합계가 필요하면 SUMIFS 계열, 다른 표에서 값을 가져와야 하면 조회 함수 계열이라는 식입니다. 정확한 인수 순서는 입력할 때 엑셀이 안내해줍니다.

Q. SUMIF와 SUMIFS 중 뭘 배워야 하나요?

SUMIFS 하나만 쓰셔도 됩니다. 조건이 하나여도 SUMIFS로 쓸 수 있고, 나중에 조건이 늘어도 함수를 바꿀 필요가 없습니다.

Q. 날짜 계산 함수가 더 필요합니다.

근속연수를 구하는 DATEDIF, 요일을 판별하는 WEEKDAY 등이 있습니다. DATEDIF는 함수 목록에 뜨지 않지만 정상 작동하는 숨은 함수라 별도로 다룰 예정입니다.

Q. 배열 수식이나 최신 함수는 안 배워도 되나요?

FILTER나 UNIQUE 같은 동적 배열 함수는 편리하지만 Microsoft 365 전용입니다. 본인 환경이 365이고 파일을 혼자 쓴다면 배울 가치가 충분하고, 회사에서 구버전을 쓴다면 우선순위를 뒤로 미루셔도 됩니다.

Q. 구글 시트에서도 같은 함수를 쓸 수 있나요?

SUMIFS, COUNTIFS, IFERROR, TRIM, SUBSTITUTE, EOMONTH, NETWORKDAYS, ROUND은 동일하게 작동합니다. XLOOKUP과 IFS도 지원되며, 버전 문제가 없다는 점이 장점입니다.

정리

• 집계는 SUMIFS · COUNTIFS, 필터 연동은 SUBTOTAL(109, ...)
• 조회는 XLOOKUP, 공유 파일이면 INDEX+MATCH
• IFERROR는 검증이 끝난 뒤에
• 조회가 안 되면 먼저 TRIM과 형식을 의심
• 금액은 표시 형식이 아니라 ROUND로 값을 정리

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