조건부 서식으로 마감일·재고 알림 만들기

마감일이 지난 건, 사흘 안에 처리해야 할 건, 안전재고에 미달한 품목. 이런 건 매번 눈으로 찾을 게 아니라 파일을 열면 저절로 눈에 띄게 만들어두는 편이 낫습니다.

조건부 서식의 기본 기능은 대부분 알고 계실 겁니다. 이 글은 수식을 직접 넣어 행 전체에 색을 입히는 방법과 실무에서 어긋나는 지점을 다룹니다.

기본 구조 — $ 위치가 전부다

조건부 서식에서 수식을 쓸 때 결과를 좌우하는 건 $의 위치입니다.

=$D2<TODAY() → 열만 고정. 행 전체에 색이 칠해집니다
=$D$2<TODAY() → 둘 다 고정. D2 하나만 보고 판단해서 전체가 칠해지거나 아무것도 안 칠해집니다
=D2<TODAY() → 고정 없음. 셀마다 조건이 옆으로 밀려서 엉뚱한 칸이 칠해집니다

행 전체를 칠하려면 열 문자 앞에만 $를 붙입니다. 이것만 기억하면 나머지는 응용입니다.

적용 순서

색을 칠할 전체 범위를 선택합니다 (머리글 제외, 예: A2:F500)
홈 → 조건부 서식 → 새 규칙
수식을 사용하여 서식을 지정할 셀 결정 선택
수식 입력 후 서식에서 채우기 색 지정

1번에서 선택한 범위의 첫 행 기준으로 수식을 쓴다는 점이 중요합니다. A2부터 선택했다면 수식도 2행 기준($D2)으로 써야 합니다.

마감일 관리 규칙 세 개

마감일이 D열에 있다고 가정합니다. 규칙은 아래 순서대로 만드세요.

① 기한 초과 (빨강)

=AND($D2<>"", $D2<TODAY())

② 3일 이내 임박 (주황)

=AND($D2<>"", $D2-TODAY()>=0, $D2-TODAY()<=3)

③ 완료된 건 제외 (회색)

상태가 E열에 있다면,

=$E2="완료"

완료 규칙은 목록에서 맨 위로 올리고 '참일 경우 중지'에 체크하세요. 그래야 완료된 건이 기한 초과로도 빨갛게 물드는 일이 없습니다.

규칙 순서는 조건부 서식 → 규칙 관리에서 화살표로 조정합니다. 위에 있는 규칙이 먼저 적용됩니다.

재고 알림 규칙

현재고가 E열, 안전재고가 F열이라면,

=AND($E2<>"", $E2<$F2)

품목마다 안전재고가 다를 때 이 방식이 유용합니다. 고정값으로 =$E2<10처럼 쓰면 품목이 늘어날 때마다 규칙을 고쳐야 합니다.

재고가 아예 0인 건을 따로 표시하려면 =$E2=0 규칙을 하나 더 만들어 위로 올리세요.

자주 막히는 지점 세 가지

① 빈 셀이 전부 색칠됨

가장 흔한 문제입니다. 엑셀은 빈 셀을 0으로 계산하고, 0은 1900년 1월 0일이므로 모든 빈 행이 기한 초과로 잡힙니다.

그래서 위 수식들이 전부 AND($D2<>"", ...)로 시작합니다. 빈 셀을 먼저 걸러내는 조건입니다. 이걸 빼면 아래쪽 빈 행이 전부 빨갛게 됩니다.

② 복사·붙여넣기 후 규칙이 쪼개짐

조건부 서식이 걸린 셀을 복사해서 붙이면 규칙이 범위별로 잘게 나뉩니다. 규칙 관리를 열어보면 같은 규칙이 수십 개로 늘어나 있습니다. 파일이 무거워지고 동작도 느려집니다.

해결은 규칙을 전부 지우고 다시 만드는 것입니다. 범위 선택 후 조건부 서식 → 규칙 지우기 → 선택한 셀에서 규칙 지우기.

예방하려면 값을 붙여넣을 때 우클릭 → 값만 붙여넣기를 쓰세요. 서식이 따라오지 않습니다.

③ 날짜가 텍스트라서 비교가 안 됨

2026-01-04처럼 보여도 텍스트로 저장돼 있으면 TODAY()와 비교되지 않습니다. =ISNUMBER($D2)로 확인하세요. FALSE면 날짜가 아니라 글자입니다.

자주 묻는 질문

Q. 색이 아니라 실제로 알림을 받고 싶습니다.

엑셀 자체에는 알림 기능이 없습니다. 대신 별도 셀에 =COUNTIF(D2:D500,"<"&TODAY())로 초과 건수를 세어 맨 위에 크게 표시해두면, 파일을 열자마자 확인됩니다.

Q. 조건부 서식이 걸린 행만 뽑아낼 수 있나요?

필터에서 색 기준 필터를 쓰면 됩니다. 다만 조건부 서식으로 칠해진 색도 인식되므로, 정확한 추출이 목적이라면 판정 열을 따로 만들어 필터하는 편이 확실합니다.

Q. TODAY()를 쓰면 파일이 매일 바뀌나요?

네. 파일을 열 때마다 그날 기준으로 다시 계산됩니다. 특정 날짜 기준으로 고정하려면 별도 셀에 기준일을 입력하고 =$D2<$H$1처럼 그 셀을 참조하세요.

Q. 구글 시트에서도 되나요?

됩니다. 서식 → 조건부 서식 → 맞춤 수식에서 같은 수식을 씁니다. $ 규칙도 동일합니다.

정리

행 전체를 칠하려면 $D2 — 열만 고정
빈 셀 제외 조건 AND($D2<>"", ...)를 반드시 포함
완료·제외 규칙은 맨 위로 + '참일 경우 중지'
붙여넣기는 '값만 붙여넣기'로

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