엑셀을 PDF로 저장했는데 표가 잘릴 때

엑셀에서는 표 전체가 한 화면에 잘 보이는데 PDF로 저장해보면 오른쪽 열 몇 개가 다음 페이지로 넘어가는 경우가 있습니다. 처음에는 PDF 변환 문제처럼 보이지만 대부분은 엑셀의 인쇄 영역, 용지 방향, 배율 설정 때문에 발생합니다.

저도 이런 파일을 확인할 때는 바로 PDF로 저장하지 않고 인쇄 미리보기 → 용지 방향 → 너비 1페이지 → 인쇄 영역 순서로 확인합니다. 이 순서대로 보면 어디에서 페이지가 나뉘는지 비교적 빠르게 찾을 수 있습니다.

인쇄 자체에서 열이 잘리거나 빈 페이지가 생기는 경우에는 엑셀 인쇄가 깨질 때, 증상별 해결 순서도 함께 보면 좋습니다.

1. 엑셀 화면에서는 보이는데 PDF에서는 왜 잘릴까?

엑셀 작업 화면은 오른쪽으로 계속 스크롤할 수 있기 때문에 열이 많아도 모두 볼 수 있습니다. 하지만 PDF와 인쇄는 A4 같은 정해진 용지 크기를 기준으로 페이지를 나눕니다.

따라서 표의 전체 너비가 실제 인쇄 가능한 폭보다 넓으면 초과된 열은 자동으로 다음 페이지로 넘어갑니다.

예를 들어 A열부터 N열까지 한 화면에 보인다고 해도 PDF에서는 A~J열이 첫 페이지에 나오고 K~N열이 두 번째 페이지로 밀릴 수 있습니다.

그래서 PDF가 잘릴 때는 먼저 파일 → 인쇄에서 미리보기를 확인하는 것이 좋습니다. 여기서 이미 오른쪽 열이 다음 페이지에 표시된다면 PDF 파일 자체의 문제가 아니라 엑셀의 페이지 설정 문제라고 볼 수 있습니다.

2. 가장 먼저 확인할 것 - 용지 방향을 가로로 바꾸기

열이 많은 표라면 가장 간단하게 확인할 수 있는 것이 용지 방향입니다.

페이지 레이아웃 탭을 엽니다.
용지 방향을 선택합니다.
가로로 변경합니다.
파일 → 인쇄에서 결과를 다시 확인합니다.

세로 방향보다 가로 방향에서 사용할 수 있는 폭이 넓어지기 때문에 열 몇 개 정도가 넘어가는 표라면 이것만으로 해결되는 경우도 있습니다.

다만 가로 방향으로 바꿨다고 무조건 한 페이지에 들어가는 것은 아닙니다. 열이 많거나 각 열의 너비가 넓다면 가로 방향에서도 오른쪽 부분이 다음 페이지로 넘어갑니다.

이럴 때는 용지 방향을 계속 바꾸기보다 다음 단계인 너비 1페이지 설정을 확인하는 것이 좋습니다.

3. 가장 빠른 해결 - 너비를 1페이지로 맞추기

오른쪽 열만 다음 페이지로 넘어가는 경우 가장 효과적인 방법 중 하나가 너비를 1페이지로 맞추는 것입니다.

페이지 레이아웃 탭을 클릭합니다.
크기 조정 영역을 찾습니다.
너비를 1페이지로 변경합니다.
높이는 우선 자동으로 두고 결과를 확인합니다.

여기서 너비 1페이지, 높이 자동으로 설정하는 것이 중요한 경우가 많습니다.

가로로 긴 표만 한 페이지 폭에 맞추고 세로 데이터는 여러 페이지로 자연스럽게 이어지게 할 수 있기 때문입니다.

반대로 너비와 높이를 모두 1페이지로 지정하면 행이 많은 표까지 한 장에 억지로 축소되면서 글자가 지나치게 작아질 수 있습니다.

4. 그래도 글자가 너무 작다면 인쇄 영역부터 줄이기

너비를 1페이지로 맞췄는데 글자가 너무 작다면 배율을 더 줄이는 것보다 PDF에 꼭 필요한 열만 남기는 것이 낫습니다.

예를 들어 실제 보고서에는 A~J열만 필요하지만 오른쪽 K~N열에 검토용 메모나 중간 계산값이 있다면 해당 열까지 PDF에 포함할 필요가 없습니다.

PDF에 넣을 셀 범위를 선택합니다.
페이지 레이아웃 → 인쇄 영역을 선택합니다.
인쇄 영역 설정을 클릭합니다.
파일 → 인쇄에서 필요한 부분만 표시되는지 확인합니다.

이런 경우 불필요한 열 제외 → 인쇄 영역 설정 → 너비 1페이지 순서로 맞추면 출력 범위를 먼저 줄인 뒤 한 페이지 폭에 맞출 수 있어 글자가 지나치게 작아지는 것을 줄일 수 있습니다.

5. 페이지 나누기 미리보기에서 실제 경계 확인하기

설정을 바꿨는데도 어디에서 페이지가 나뉘는지 헷갈린다면 페이지 나누기 미리보기를 사용하면 확인하기 쉽습니다.

보기 탭을 엽니다.
페이지 나누기 미리보기를 선택합니다.
화면에 표시되는 페이지 경계를 확인합니다.

엑셀 페이지 나누기 미리보기에서 1페이지와 2페이지 경계를 확인하는 화면

이 화면에서는 어느 열까지 1페이지에 들어가고 어느 부분부터 다음 페이지로 넘어가는지 바로 확인할 수 있습니다.

페이지 경계를 직접 조정할 수도 있지만, 무리하게 넓은 범위를 한 페이지에 넣으면 배율이 너무 작아질 수 있으므로 최종적으로는 파일 → 인쇄 화면에서 글자 크기까지 확인하는 것이 좋습니다.

6. PDF 저장 전에 인쇄 미리보기로 최종 확인하기

설정이 끝났다면 바로 저장하지 말고 파일 → 인쇄를 먼저 열어보는 것이 좋습니다.

최종적으로 확인할 부분은 다음과 같습니다.

오른쪽 열이 다음 페이지로 넘어가지 않았는지
글자가 너무 작아지지 않았는지
불필요한 빈 페이지가 생기지 않았는지
페이지 방향이 맞는지
여백이 지나치게 넓지 않은지
여러 페이지라면 제목 행이 반복되는지

여기에서 표 전체가 한 페이지 폭에 들어오고 글자 크기도 읽을 수 있는 수준이라면 그다음에 PDF로 저장하면 됩니다.

7. PDF로 저장하는 방법

엑셀 자체에서 PDF로 내보내면 현재 설정한 인쇄 영역과 페이지 설정을 기준으로 결과를 확인하기 쉽습니다.

파일 → 내보내기 → PDF/XPS 만들기에서 저장하거나, 사용하는 Excel 버전에 따라 다른 이름으로 저장 → PDF를 선택할 수 있습니다.

저장하기 전에 옵션에서 현재 시트, 선택 영역, 통합 문서 전체 중 어떤 범위를 저장하는지도 한 번 확인하는 것이 좋습니다.

8. 가로 방향으로 바꿨는데도 잘리는 경우

가로 방향으로 변경했는데도 열이 다음 페이지로 넘어간다면 단순히 용지 방향의 문제가 아닐 가능성이 큽니다.

이 경우 아래 순서로 다시 확인합니다.

불필요하게 넓은 열이 있는지 확인합니다.
사용하지 않는 오른쪽 열이 인쇄 영역에 포함돼 있는지 확인합니다.
인쇄 영역을 필요한 범위로 다시 지정합니다.
너비를 1페이지로 설정합니다.
여백을 '좁게'로 변경해 결과를 비교합니다.

특히 데이터가 실제로는 J열까지밖에 없는데 Excel이 훨씬 오른쪽 셀까지 사용 범위로 기억하고 있는 파일도 있습니다. 이런 경우에는 Ctrl+End를 눌러 실제 마지막 셀이 어디로 잡혀 있는지 확인해보는 것도 도움이 됩니다.

자주 막히는 문제

1) 너비를 1페이지로 했는데 글자가 너무 작아졌습니다

표 자체의 열 수가 너무 많을 가능성이 높습니다. 이런 경우 높이까지 1페이지로 설정하지 말고 너비 1페이지 + 높이 자동으로 먼저 확인합니다.

그래도 작다면 출력할 필요가 없는 열을 제외하고 인쇄 영역을 다시 지정하는 것이 좋습니다.

2) 인쇄 영역을 설정했는데 PDF에는 다른 부분까지 나옵니다

PDF 저장 시 현재 시트 전체나 통합 문서 전체가 선택되어 있는지 확인합니다. 또한 별도의 PDF 변환 프로그램보다 Excel 자체의 PDF 내보내기 기능을 사용해 결과를 비교해보는 것이 좋습니다.

3) 두 번째 페이지부터 열 제목이 없어집니다

여러 페이지로 출력되는 표에서는 제목 행을 반복하도록 설정할 수 있습니다.

페이지 레이아웃 → 인쇄 제목 → 반복할 행에서 제목 행을 지정하면 다음 페이지에서도 같은 제목을 확인할 수 있습니다.

4) 빈 페이지가 한 장 더 만들어집니다

오른쪽이나 아래쪽에 서식만 남아 있는 셀, 불필요하게 설정된 인쇄 영역, 수동 페이지 나누기 등이 원인일 수 있습니다.

페이지 나누기 미리보기에서 실제 페이지 범위를 확인하고 인쇄 영역을 다시 설정해보는 것이 좋습니다.

정리

PDF에서 오른쪽 열이 잘린다면 먼저 파일 → 인쇄에서 같은 문제가 보이는지 확인합니다.
열이 많은 표라면 용지 방향을 가로로 변경해봅니다.
가장 핵심적인 설정은 너비 1페이지입니다.
세로 데이터가 많다면 높이는 자동으로 두는 편이 읽기 좋습니다.
글자가 너무 작아지면 불필요한 열을 제외하고 인쇄 영역을 다시 설정합니다.
페이지 나누기 미리보기에서 실제 페이지 경계를 확인합니다.
최종 PDF 저장 전에는 인쇄 미리보기에서 한 번 더 결과를 확인합니다.

결국 PDF 잘림 문제는 무조건 배율을 작게 만드는 것보다 출력할 범위를 정하고 → 용지 방향을 맞추고 → 너비를 1페이지로 설정한 뒤 → 미리보기에서 확인하는 순서로 접근하는 것이 이해하기 쉽습니다.